¿Qué es una retrospectiva?

Una retrospectiva es una reunión en la cual reflexionamos sobre la manera en la que trabajamos en un periodo de tiempo. Es una oportunidad para capitalizar aprendizajes y definir acciones de mejora a futuro.

Si vamos a uno de los libros referentes de retrospectivas: Agile Retrospectives, Making Good Teams Great (2006), sus autoras Esther Derby y Diana Larsen definen una retrospectiva cómo:

Una reunión especial donde el equipo participa después de completar un incremento de trabajo para inspeccionar y adaptar sus métodos y trabajo en equipo. Las retrospectivas permiten el aprendizaje de todo el equipo, actúan catalizadores para el cambio y generan acción.

Agile Retrospectives, Making Good Teams Great (2006)

Entonces en una retrospectiva vamos a tener: reflexión, inspección, aprendizaje y de plan acción.

Retrospectiva en Scrum

En Scrum la retrospectiva tiene lugar al final del Sprint, después de la Revisión de Sprint y antes de la siguiente Planificación de Sprint.

La duración de la retrospectiva es, como máximo, de tres horas para Sprints de un mes. En la práctica si trabajamos con Sprints de 2 semanas, la duración será a lo sumo de 1 hora y media.

Objetivo de la retrospectiva en Scrum

El propósito de la retrospectiva es planificar formas de aumentar la calidad y la efectividad.

El equipo Scrum inspecciona cómo fue el último Sprint con respecto a las personas, las interacciones, los procesos, las herramientas y su Definición de Terminado.

El equipos Scrum identifica los cambios más útiles para mejorar su efectividad. Las mejoras más impactantes se abordan lo antes posible. Incluso se pueden agregar al Sprint Backlog para el próximo Sprint.

Guía Scrum Oficial (2020)

¿Quiénes participan en la retrospectiva?

En una retrospectiva participa el equipo Scrum completo: desarrolladores, Scrum Master y Product Owner.

Se recomienda evitar que participen personas externas, ya sea personas de otros equipos, líderes, gerentes, etc. ya que puede afectar el espacio seguro que buscamos generar.

Siempre hay excepciones igualmente, si hay un tema particular que ya hablamos internamente y el equipo esta de acuerdo podríamos sumar a alguien externo para conversar en conjunto.

¿Cómo hacer una retrospectiva?

Para facilitar una retrospectiva es importante tener cierta estructura armada. Las etapas recomendadas de una retrospectiva según Esther Derby & Diana Larsen en Agile Retrospectives, Making Good Teams Great (2006) son las siguientes:

 

1) Preparar el escenario: en esta etapa revisamos el objetivo de la reunión y cómo esta cada persona para comenzar con la retrospectiva.

Conocer como llega cada uno nos va a dar mucha información para entender cómo se desenvuelve luego en la reunión. Esta infromación nos va a dar un indicio de qué tipo de retrospectiva va a necesitar el equipo en ese momento.

2) Recolectar Datos: recopilamos toda la información significativa del Sprint y la compartimos entre todos. Es importante en esta etapa destacar hitos o eventos importantes del Sprint (Ej: fuerte discusión entre 2 personas, error en un servidor productivo, migración a una nueva tecnología, etc.). El objetivo es lograr una visión compartida.

3) Generar descubrimientos (“insights”): buscamos lograr un entendimiento del por qué de cada evento significativo sucedido en el Sprint, reflexionamos sobre la causa raiz de los mismos previo a pensar una solución. En esta etapa es donde más vemos el rol de coach del Scrum Master (descripto debajo), mediante la indagación buscará generar puntos de vista diferentes a los que tenía el equipo hasta ese momento.

4) Decidir qué hacer: en esta etapa vamos a tener una lista de temas, problemáticas y experimentos potenciales. Es el momento de decidir que hacer con eso.

Debemos enfocarnos en los items que creemos mas prioritarios y en base a eso definir accionables que podamos ejecutar en el próximo Sprint. La idea es no enfocarse en más de 2 o 3 items como mucho, los equipos que definen muchos accionables rara vez los realizan.

Algo útil en esta etapa es sumar esos accionables como items al Product Backlog para tomarlos el próximo Sprint. También suma acordar quién o quienes se llevan cada tema.

5) Cerrar la retrospectiva: Repasamos lo que fue la retrospectiva, revisamos accionables y aprendizajes, conversamos cómo podemos mejorar próximas retrospectivas.

En conclusión, estos pasos son clave a la hora de facilitar una retrospectiva. Sin embargo, hay un rol fundamental en este proceso. Veamos la importancia del Scrum Master en la retrospectiva.

El rol del Scrum Master en la retrospectiva

El rol del Scrum Master es clave en la retrospectiva, vamos a analizarlo en 2 aspectos diferentes:

• Facilitación: cómo facilitador, el Scrum Master busca que se logre el objetivo de la retrospectiva. Por otro lado, que todas las voces sean escuchadas, que cada uno pueda expresar lo que piensa y siente, esto sabemos que muchas veces es un punto difícil de lograr.

En relación a eso hay algo que a mi personalmente me dio muy buenos resultados: una serie de métodos, herramientas y patrones de interacción llamados estructuras liberadoras.

Vamos a revisar un ejemplo de estructura liberadora llamada “1-1-2-4-todos”: Comenzamos la retrospectiva dando una consigna al equipo como por ejemplo: “Pensar el mayor impedimento que tuvimos en el Sprint“, esta estructura nos dice que iniciemos la dinámica trabajando la consigna individualmente y tomando notas en post it, luego compartimos las ideas de a pares con un compañero, después compartimos de a 4, y al final con todo el grupo.

Este tipo de técnicas permiten generar la apertura necesaria en las personas para que puedan expresar realmente lo que piensan y sienten en ese momento.

• Coaching: la retrospectiva es uno de los momentos del Sprint en que se ve en mayor medida el rol de coach del Scrum Master.

Un coach busca generar reflexión y descubrimiento en un equipo mediante indagación, preguntas poderosas y otras técnicas. Por ejemplo: mientas se discute un problema de cambios de alcance en el Sprint, se podría explorar el problema con preguntas cómo: ¿Por qué causa creen que cambia el alcance?, ¿En qué momento del Sprint sucede? ¿Qué consecuencias nos trae el cambio de alcance?, ¿Cuál seria la situación ideal hacia donde queremos ir?.

En resumen, un Scrum Master en la retrospectiva del Sprint es un facilitador y coach que contribuye a generar reflexión en el equipo y potenciarlo hacia su mejor versión.

Dinámicas de retrospectiva

Existen muchas dinámicas de retrospectiva con diferentes enfoques que agregan valor. Pueden armar sus propias dinámicas (revisando los pasos de una retrospectiva) o también tomar ideas de otras fuentes. Les comparto algunos links útiles con ideas de dinámicas:

• Retromat
• 40 Ideas to Spice Up your Retrospective
• Agile Retrospective Ideas (Luis Goncalves)

Antipatrones de la retrospectiva

Algunas de las cosas más comunes que NO tienen que suceder en tus retrospectivas:

• Se buscan culpables: eso genera que no sea un espacio seguro, afecta directamente a la transparencia que vamos a tener en futuras retrospectivas. Si esto sucede nadie va a querer transparentar los problemas.
• Catarsis sin acciones: es un problema común. Si no definimos accionables nos quedamos sólo en el problema y lo que hicimos mal, en estos casos la retrospectiva no tiene sentido.
• Accionables no medibles: se definen accionables no medibles cómo por ejemplo: “mejorar la comunicación con el área de ventas” eso podríamos cambiarlo por “coordinemos al menos 2 reuniones con las personas clave del área de ventas en el próximo Sprint”.
• Demasiados accionables: esta demostrado que querer tomar muchos accionables (más de 3 o 4 por ejemplo) provoca que no se haga nada de lo definido o se haga a medias.
• No hay seguimiento de los accionables: muchos equipos definen accionables pero no le dan seguimiento o recién se revisan en la siguiente retrospectiva. Una buena práctica es sumar esos accionables al Product Backlog o tenerlos en un lugar visible para revisarlos en la Daily Scrum.

Scrumming the Scrum: Un patrón muy útil

Hay un patrón muy útil que nos puede ayudar a potenciar los descubrimientos y accionables de nuestras retrospectivas para lograr mejora continua real Scrumming the Scrum:

Identifiquemos el mayor impedimento (1 y sólo 1) en la retrospectiva y agregemoslo al Product Backlog priorizado, con criterios de aceptación claros y con máxima prioridad para tomar el siguiente sprint. Luego evaluaremos su estado en la Sprint Review cómo cualquier otro item de Product Backlog.

Eliminar el mayor impedimento va a incrementar considerablemente la velocidad del equipo en el siguiente Sprint. Si bien la velocidad de un Equipo oscilará de Sprint a Sprint, con el tiempo, la velocidad de un Equipo Scrum que funciona bien debería tener una tendencia constante de aumento de un 10% cada Sprint.

Conclusiones sobre la retrospectiva

La forma en la que hacemos retrospectivas esta directamente relacionada a los resultados de nuestros equipos. Si la sabemos aprovechar puede pasar de ser sólo un evento más a ser el evento más importante de Scrum y corazón de la mejora continua del equipo.