¿Qué son los OKR?

OKR son las siglas que se refieren a «Objectives and Key Results» (o en español Objetivos y Resultados Clave). Podemos definirlo como un marco de trabajo o protocolo colaborativo que, mediante la definición de objetivos y de sus correspondientes resultados clave nos permite encarar los objetivos principales de una organización alineando la estrategia con la operación.

Los OKR están compuestos por dos partes principales. Como explicó el ex CEO de Intel, Andy Grove, hay dos preguntas que deben responderse para configurar con éxito un sistema de objetivos compartidos:

  1. ¿A donde quiero ir? Esta respuesta proporciona el objetivo.
  2. ¿Cómo voy a controlar el ritmo para ver si estoy llegando allí? Esta respuesta proporciona los hitos o los resultados clave.

Historia de los OKR

Podemos decir que si bien los OKR tienen ya varias décadas, fue en estos últimos años en donde se hicieron más conocidos gracias a que cientos de empresas los comenzaron a utilizar.

Algunas bases de los OKR nacen en los años cincuenta con el Modelo de Gestión por Objetivos de Peter Drucker. Más adelante Andy Grove, uno de los cofundadores y primeros empleados en Intel Corp., toma varios conceptos de dicho modelo (como por ejemplo determinar los objetivos junto a los empleados, formular objetivos a nivel cuantitativo y cualitativo y lograr establecer objetivos desafiantes y motivadores) y crea oficialmente los OKR.

Unos años más tarde Jhon Doerr, quien había trabajado en Intel, presenta este modelo a los fundadores de Google en donde había decidido invertir y lo populariza al promover su implementación en esta empresa.

Les comparto un pequeño video de Doerr hablando de los OKR en aquella época:

 

Doerr también publicó un libro titulado «Measure What Matters» en 2017 en donde explica las bases de los OKR y varias consideraciones, herramientas y buenas prácticas a tener en cuenta a la hora de trabajar con ellos.

La empresa Google sigue utilizando este marco/modelo hasta el día de hoy y muchas otras grandes como LinkedIn, Twitter, Gett, Uber y Microsoft también lo han adoptado.

A continuación les comparto una resumen de la historia de los OKR en una línea del tiempo:

historia-de-los-okr

Los objetivos en los OKR

Los objetivos se refieren a la «O» en las siglas «OKR» y como hemos mencionado más arriba, nos proponen una meta cualitativa que queremos lograr dentro de un período de tiempo preestablecido. Con el propósito de ganar foco buscaremos establecer uno o pocos objetivos.

Los objetivos deben ser claros y motivadores e idealmente inspiradores.

Objetivos SMART

Una característica de los buenos objetivos es que sean del tipo «SMART».

«SMART» es un acrónimo que hace referencia a cada una de las características que debe tener una buena meta. Así, un objetivo SMART es:

  • Specific (específico)
  • Mensurable (mensurable)
  • Achievable (alcanzable)
  • Relevant (relevante)
  • Timely (temporal)

Veamos a qué nos referimos con cada uno de estos conceptos:

Objetivo específico

Nos referimos a específico para indicar que se trata de un único aspecto y nos dice exactamente lo que esperamos lograr.

«Mejorar la calidad de los leads de las campañas de redes sociales.»

Objetivo mensurable

Debe ser posible interpretar si los resultados están dentro de lo esperado. Continuando con el ejemplo anterior, necesitaríamos alguna herramienta o metodología para contabilizar los nuevos leads que provienen de las redes sociales.

Objetivo alcanzable

Por alcanzable nos referimos a que el objetivo debe ser una meta realista. Por ejemplo en nuestro caso buscar una calidad promedio del 80% podría ser demasiado o imposible de lograr en un periodo de tres meses.

Objetivo relevante

Debería estar alineado a el resto de objetivos, estrategia y valores de la organización. De nada serviría, por ejemplo, buscar un objetivo de aumentar la cantidad de leads telefónicos cuando estamos buscando escalar la generación de leads de maneras digitales que permitan la automatización.

Objetivo temporal

Cuando hablando de temporales nos referimos a que están limitados a un tiempo determinado. Para continuar con nuestro ejemplo, el objetivo será aumentar la calidad de los leads en un 25%, a través de la creación de una oferta de e-book descargable, en un plazo de tres meses.

Los resultados clave en los OKR

Los resultados clave son hipótesis compuestas por uno o varios indicadores con sus respectivas metas numéricas a partir de los cuales podríamos deducir el alcance del objetivo.

El conjunto de resultados clave, representan la forma cuantitativa en la que haremos seguimiento al objetivo.

No es un resultado clave a no ser que tenga un número. – Marissa Mayer (CEO de Yahoo!).

Es importante que los resultados clave representen el valor requerido y no un hito o un entregable. Es bueno remarcar que los OKR se ven afectados por muchas variables de naturaleza internas y externas, sin embargo, establecemos la hipótesis que al cumplir los resultados clave, cumpliremos el objetivo acordado.

Ejemplos de resultados clave

A continuación veremos algunos ejemplos de cómo podrían ser los resultados claves a partir del siguiente de un objetivo:

Objetivo:

«Mejorar la experiencia del usuario en una página del sitio público.»

Resultados clave:

«Aumentar el CR (Convertion Rate) en un 15%.»

«Reducir la velocidad de carga en un 25%.»

«Reducir el porcentaje de rebote en un 10%.»

Como hemos visto los resultados clave se tratan de resultados esperados y no, por ejemplo, de tareas a realizar.

¿Cómo redactar los OKR?

Algunas de las características a tener en cuenta a la hora de redactar los OKR podrían ser las siguientes:

Objetivos

  1. Establecer solo de tres a cinco objetivos.
  2. Objetivo cualitativo, es decir, no debe incluir ningún número.
  3. Evite las sentencias que no busquen nuevos logros («Seguir haciendo…», «Mantener…, etc».
  4. Comenzar el objetivo con un verbo (por ejemplo Aumentar…, Mejorar…, etc.)
  5. Si bien podemos establecer objetivos orientados al output (por ejemplo «Optimizar «), es mejor orientarlos al outcome (valor de negocio).

Resultados clave

  1. Determine alrededor de tres resultados clave por objetivo.
  2. Los resultados clave metas o hitos medibles, es decir, son cuantitativos.
  3. Los resultados clave deben resultados, no tareas.

¿Cómo medir los OKR?

¿Cómo podemos analizar entonces cuán bien hemos alcanzado los objetivos y resultados clave?

Lo podemos hacer a través del método de puntuación característico en los OKR.

Al finalizar cada período, cada equipo evalúa sus resultados en una escala numérica.

Google por ejemplo utiliza una escala del 0 al 1.

Lo ideal es obtener una media de entre 0,7 o 0,8, ya que obtener una media de 1 podría significar que el objetivo no era lo suficientemente ambicioso. Un resultado por debajo de 0,4 indica que el empleo debe revisar sus objetivos y la manera en la que los está intentando alcanzar.

Veamos un ejemplo práctico para entender cómo se utilizan las puntuaciones:

okr-puntuacion

¿Qué período de tiempo elegir para establecer los OKR?

Los objetivos se suelen plantear con un horizonte comprendido entre los 3, 6 o 12 o 18 meses según la complejidad y estabilidad del contexto.

Si los objetivos están más cerca de la operación de los equipos nos quedaremos con los ciclos más cortos y si están orientados hacia la estrategia organizacional elegiremos los más largos.

Google los establece de forma trimestral y anual según el foco del objetivo.

Tipos de OKR

Según el nivel de exigencia, podemos separar a los OKR en dos tipos: los Moonshots o Aspiracionales y Roofshots o Comprometidos, cada uno con sus beneficios y contextos de uso.

Los OKR Roofshots son aquellos que la organización o equipo acuerda ejecutar y por lo general tienen un plan claro de cómo llegar.

Los OKR Moonshots son más visionarios cuando no se espera que se completen al 100%, pero son importantes para avanzar hacia el futuro.

OKR Roofshots o Comprometidos

Un OKR comprometido debe lograrse en un 100%. El éxito de un objetivo comprometido es fundamental para el éxito de la empresa o el equipo. Los resultados de estos Objetivos deberían impulsarlo a mejorar, pero aún así deberían ser alcanzables. Los objetivos comprometidos describen la situación habitual y los resultados clave deben reflejar los resultados medibles esperados.

Si bien este tipo de objetivos son los más habituales, no debemos olvidar que siguen siendo objetivos de negocio (y no objetivos de output o procesos como «cantidad de campañas enviadas» o «números de posts realizados») y que son necesarios para que la organización alcance un cierto nivel de desempeño.

OKR Moonshots o Aspiracionales

Los OKR aspiracionales son los objetivos más ambiciosos, donde alcanzar el 100%, generalmente es imposible.

Por lo general se consideran exitosos al completarlos a un 60-70%. A Google le gusta establecer los OKR de este tipo, de modo que el éxito signifique alcanzar el 70% de los objetivos, mientras que alcanzarlos por completo se considera un rendimiento extraordinario.

Pero hay que tener cuidado, si bien estos objetivos deberían estar fuera de un alcance tradicional, es importante que las personas aún los tomen en serio y apunten al mayor progreso posible. Si el 60% se convierte en el nuevo 100% en la mente de las personas, nadie presionará lo suficiente.

Según Google, crear metas inalcanzables es complicado, ya que podría impactar en sensaciones de fracaso, sin embargo, la mayoría de las veces, estos objetivos tienden a atraer a las mejores personas y a crear los entornos de trabajo más emocionantes. Además, cuando se apunta alto, incluso los objetivos fallidos tienden a resultar en avances sustanciales.

La clave es comunicar claramente la naturaleza de los objetivos ambiciosos y cuáles son los umbrales para el éxito.

¿Cuál es la relación entre ellos?

Los Objetivos Roofshots son mejores cuando estamos comenzando a implementar los OKR en una organización. Lograr tener una organización guiada por los resultados requiere tiempo y disciplina. Primero debemos enfocarnos en adaptar el marco de trabajo y establecer el proceso necesario alrededor basados en nuestro contexto particular.

Una vez que la organización adquiera el hábito de establecer y revisar los Objetivos Roofshot  y esté más acostumbrada a trabajar con este tipo de OKR, podemos empezar a establecer algunos OKR aspiracionales.

Diferencia entre OKR y KPI

Podemos decir que los KPIs (Key Performance Indicator) sirven para medir o monitorear el éxito de un proceso o una actividad, generalmente del BAU (business as usual) y los OKR para establecer y poner en marcha este proceso o actividad en base a un objetivo futuro de la organización.

Visto de otra manera podemos pensar que los KPI’s pueden servir de inspiración a la hora de definir los OKR.

Por ejemplo, un KPI puede indicarnos la facturación por trimestre, por lo que necesitaremos un OKR que nos ayude ser rentables con cierto nivel de satisfacción del cliente.

«Los KPIs son como el tablero de un automóvil: te indican a qué velocidad vas y cuánto combustible tienes. Los OKR son como un GPS: te llevan a dónde quieres ir». – Henrik-Jan van der Pol (CEO of Perdoo &  expert on OKR)

Por esta razón considero que necesitamos ambos. Si sólo miramos los KPIs no podemos saber con certeza hacia donde vamos o cuán cerca estamos de allí y si solo miramos los OKR no sabremos lo que necesitamos para lograrlo.

Conclusión

Como hemos visto hasta ahora si bien los OKR no tienen demasiadas reglas, requieren de mucha práctica y compromiso para su correcta implementación y no hay recetas mágicas.

Los OKR pueden ayudar a los equipos y a las personas a salir de sus zonas de confort para establecer sus objetivos asombrosos y las formas de moverse para alcanzarlos.

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