¿Realmente se puede aplicar Agilidad y Scrum fuera del área de IT o de desarrollo de software? ¿hay ejemplos en el mundo real de ésto? ¿qué significa la Agilidad en los negocios?

“No importa si se trata de ventas, marketing, software o finanzas, Scrum funciona en todas partes.”

Dr. Jeff Sutherland, co-creador de Scrum.

El verdadero desafío con el uso de Scrum

Las raíces de Scrum en realidad provienen de “Lean manufacuring”, una industria que no es exactamente análoga al desarrollo de software. Y la idea básica detrás de Scrum es simplemente motivar a los equipos a trabajar mejor y producir resultados de mayor calidad. ¿Quién no podría beneficiarse de eso?

Al final, ese objetivo no solo se aplica a los desarrolladores de software que tienen la tarea de producir código fuente. También tiene un propósito distinto para los comerciales que necesitan ejecutar mejores campañas de marketing, equipos de generación de clientes potenciales que necesitan mejorar la eficiencia de sus llamadas, o incluso equipos de administración que necesitan operar mejores reuniones.

Más allá de la aplicación, el argumento general para Scrum es la eficiencia y la mejora en la productividad. Aunque estos beneficios parecen obvios, no significa que convencer a los equipos fuera del área técnica de desarrollo para que compren Scrum sea fácil.

«Las oportunidades de mejora están ahí, pero a menudo la pregunta es si se puede lograr que las personas adopten Scrum. Ese es el verdadero desafío. Puede llevar algo de trabajo, pero si puedes lograr que todos lo elijan, no les tomará mucho tiempo a esos equipos darse cuenta de cómo Scrum puede ayudarlos” dice el Dr. Sutherland.


Algunas consideraciones para aplicar Scrum fuera de IT

Como lo explica Alex Brown, Chief Operating Officer y Chief Product Owner en Scrum Inc., nada acerca de Scrum es exclusivo del software. Si bien se adoptó por primera vez en el entorno de un equipo creativo de desarrollo de software, adaptar Scrum a otros entornos es fácil y efectivo.

Según Brown, hay tres cosas a considerar al adaptar Scrum a su propio ambiente:

1. Duración del Sprint

Debido a la naturaleza iterativa de las empresas más técnicas y el tipo de productos que desarrollan y venden, los equipos de desarrollo de software suelen optar por utilizar sprints que duran entre una y dos semanas. Sin embargo, dependiendo de las metas y los objetivos de sus equipos no técnicos, es posible que los sprints tengan que ser más cortos o más largos. Sólo tenga cuidado de no incorporar tanto tiempo entre los Sprints que sus equipos pierdan su sentido de urgencia.

2. El «Producto» en el que se trabajará.

Con el desarrollo de software, este paso es simple. Con las ventas y el marketing, puede ser un poco más difícil definir qué es exactamente el «producto». Más o menos, el objetivo aquí es definir en qué trabajará exactamente el equipo y cómo harán sus actividades más productivas y de mayor valor.

3. Las funciones del equipo necesarias para completar un Sprint.

En otras palabras, ¿quiénes son los desarrolladores, evaluadores, etc. equivalentes en un equipo no técnico, y cómo se traducen esas funciones a esos entornos organizacionales? Advertencia: puede ser un desafío lograr que todas las personas necesarias logren un incremento significativo en un equipo, pero es posible.


Implementaciones exitosas de Agilidad y Scrum fuera IT

Equipo de ventas en Accurev:

Según la publicación, «AccuRev tomó una iniciativa de la empresa para incorporar a Agile en cada parte del negocio». El objetivo de esta iniciativa era exponer a todos los equipos a lo que hacen los desarrolladores de software «en el mundo real».

https://www.scruminc.com/scrum-in-sales-2/

Agilidad y Scrum en la educación:

eduScrum:

Basados en el marco Scrum, crearon eduScrum, un proceso de educación activo y colaborativo que permite que los alumnos realicen sus tareas según un ritmo establecido. Planifican y determinan sus propias actividades ellos mismos y controlan sus progresos. El profesor “establece” las tareas, tiene el papel de coach y, asimismo, de orientador.

El profesor establece el Por Qué y el Qué, los alumnos deciden el Cómo.

Con eduScrum, los alumnos poseen sus propios procesos de aprendizajes, lo cual genera motivación intrínseca, divertimento, crecimiento personal y mejores resultados.

http://eduscrum.nl/es/about-eduscrum

Agile in education:

La Agilidad y Scrum fuera de IT como brújula de la educación fue creada por un grupo de apasionados educadores ágiles que se encontraron cara a cara en el Scrum Gathering en Orlando, Florida del 2016.

https://www.agileineducation.org/inicio.html

Equipos de Marketing en Lessonly:

El grupo de marketing de Lessonly está compuesto por diez profesionales en tres equipos (marketing de demanda, marca y producto) y es responsable de todo, desde el contenido y la estrategia de eventos hasta el correo directo y el marketing de clientes. Cubren todo el viaje del cliente, desde la parte superior del embudo hasta el apoyo a las oportunidades de expansión del cliente.

https://labs.openviewpartners.com/agile-for-marketing-teams/#.XJ0cMpj0mUk

Call Center REA Group:

Aplican prácticas y herramientas ágiles y del marco Scrum, como el stand-up diario, tableros kanban, las retrospectivas y la visualización del trabajo en el que las llamadas deben responderse en todo momento. Este enfoque permitió un sistema de trabajo más humano, lejos del enfoque más tradicional de las operaciones de los call center.

https://www.cio.com.au/article/605625/rea-group-adopts-cloud-first-it-model-its-digital-transformation-push/

En el gobierno:

Gobierno de Reino Unido:

https://www.gov.uk/service-manual/agile-delivery

La Oficina del Guardián Público en Inglaterra y Gales

https://gds.blog.gov.uk/2014/09/26/the-public-guardian-on-agile-development/

Equipo de legales en Lonely Planet

Adoptaron prácticas ágil después de ver a los equipos tecnológicos usándolo. El equipo usó una pizarra con tarjetas de tareas, reuniones diarias, iteraciones semanales y priorización. Incluso estimaron su trabajo, midieron el flujo y mantuvieron retrospectivas.

https://www.agileconnection.com/article/does-agile-work-outside-software


Conclusión

Estos ejemplos de aplicaciones de Scrum y Agilidad fuera de IT son buenos y representan un conjunto diverso de formas, pero aún así ilustran solo un subconjunto muy pequeño de todas las organizaciones que existen en el mundo. Si estás buscando un ejemplo de agilidad en tu dominio, a menos que trabajes en software, es posible que todavía no haya uno. Esto supone un desafío aún mayor.

Para las organizaciones que piensan adoptar prácticas ágiles, la primera pregunta debería ser “¿Qué quiero lograr?”. Empezá por preguntar qué necesita tu organización y volvé a trabajar con el kit de herramientas ágiles, un paso a la vez.

El problema no es que Scrum no sea un marco de desarrollo de software. Tampoco lo es que Scrum tenga eventos, roles y artefactos. El problema, la mayoría de las veces es que no estamos inspeccionando, adaptando y mejorando lo que está pasando.

El punto de inspeccionar y adaptar es mejorar.

“Eres perfecto como eres. Y podrías usar un poco de mejora.”

Shunryu Suzuki